Neue Wege in der internen Kommunikation

Gerade in Zeiten des permanenten Wandels ist unternehmensinterne Kommunikation wichtiger denn je. Sie wird zur Schlüsselfunktion, um Veränderungen im Unternehmen voranzutreiben. Die Gestalterbank geht hier neue Wege.

Im Umfeld der VUCA-Welt – begleitet von der fortschreitenden Digitalisierung, neuen Technologien und den Erfahrungen der Coronapandemie – sehen sich Unternehmen mit neuen Herausforderungen konfrontiert. Agilität, Innovationen, neue Arbeitswelten und die Produktivität der Zusammenarbeit sind Beispiele für Themen, die immer relevanter werden.

Die notwendigen Transformationsprozesse bedingen dabei vor allem eines: eine wirksame interne Kommunikation. Denn nur damit gelingen nachhaltige Erfolge. Es ist jetzt umso wichtiger, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen umfangreich zu informieren, um Unsicherheiten zu minimieren, alle auf den Veränderungsweg mitzunehmen und gemeinsam die Zukunft zu gestalten. Interne Kommunikation ist dabei eng an die strategische Ausrichtung von Veränderungsprozessen gebunden, um den Wandel erfolgreich umzusetzen. Die Gestalterbank hat daher vor einem halben Jahr begonnen, sich intensiv mit diesen Herausforderungen auseinanderzusetzen.

Neue Kommunikationszeit ist angebrochen

Nicht zuletzt vor dem Hintergrund des transformativen Fusionsprozesses der Bank und den damit zusammenhängenden kulturellen Veränderungen waren sich alle beteiligten beim Projektauftakt einig: Eine neue Kommunikationszeit ist angebrochen. Die Bank und ihre Mitarbeiter wollen neue Wege gehen, die interne Kommunikation über moderne Kanäle wirkungsvoll einsetzen, neue Chancen nutzen und Strategien zur Kommunikation zur Fusion, zur Vermittlung von Werten über das Leitbild bis hin zur kulturellen Transformation zukunftsorientiert gestalten. Denn die interne Kommunikation ist ein Game-Changer auf dem Weg in Richtung Zukunft.

Die Anforderungen bei der Auswahl und Einführung eines neuen Kommunikationsinstruments waren von Beginn an, die Relevanz für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den Vordergrund zu stellen. Wie können die Kollegen an allen Standorten gleichzeitig erreicht werden? Wie kann es gelingen, zielgenaue Inhalte für jede Zielgruppe übersichtlich zur Verfügung zu stellen? Dabei sollte die Lösung alles so einfach und flexibel wie möglich machen. Zudem sind somit die Inhalte jederzeit und ebenso von unterwegs abrufbar. Das sind durchaus ambitionierte Ziele. Doch sie sind erreichbar – über smarte digitale Lösungen.

Neue Ebene

Mit der innovativen Neuausrichtung über ein modernes „Employee Experience Intranet“ gelang es der Genossenschaftsbank, die interne Kommunikation auf eine neue Ebene zu hieven.

Das Einführungsmanagement im Projektteam mit rund fünf Personen dauerte etwa zwei Monate. Dabei hatte die Genossenschaftsbank in den ersten Wochen der Einführung externe Unterstützung von einer Agentur. Nach dem Start sind jetzt drei Mitarbeiter Teil des Teams „Interne Kommunikation“. Mit dem Social Intranet als Eingangstor zum digitalen Arbeitsplatz einerseits und der passenden Mobile-first-Strategie andererseits wird eine hohe Reichweite erreicht. Dies funktioniert über die Vernetzung der App auf dem mobilen Endgerät aller Mitarbeiter. Dabei nutzen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen private wie auch vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Endgeräte. Die Nutzung der App auf dem privaten Endgerät ist natürlich freiwillig. Allein auf den privaten Endgeräten wird zurzeit eine Durchdringung von etwa drei Viertel aller Kollegen erreicht.

Nichts mehr zu verpassen und über smarte Allokation der Kanäle empfängerorientiert Informationen zu adressieren, sind spürbare Mehrwerte der neuen internen Kommunikation der Gestalterbank. Dabei entsteht Relevanz durch zielgruppengenaues (hinsichtlich Standorten, Abteilungen etc.) Ausspielen von Inhalten. Hier hilft ebenso die Möglichkeit, tagesaktuelle „Top-News“ über die Push-Funktion in Echtzeit allen Mitarbeitern zustellen zu können.

Die Gestalterbank hält natürlich Kapazitäten für die interne Kommunikation vor. Hauptaufgabe ist die Aufnahme von Impulsen zur Weiterentwicklung der internen Kommunikation und die Verantwortung für die App insgesamt. Der Pflegeaufwand für die App ist eher gering, denn das (zielgruppengenaue) Ausspielen der Inhalte erfolgt automatisiert auf Grundlage der Voreinstellungen der Administratoren aus dem Team der internen Kommunikation. Redakteure haben es damit besonders leicht, ihre Inhalte mit wenigen Klicks über die App weiterzugeben.

Etabliert wurde in der „Gestalterbank App“ darüber hinaus als strategische Ausrichtung die Bottom-up-Kommunikation. Die Mitarbeiter bringen also den Content in die App ein. Sie sind Redakteure, Geschichtenerzähler, Multiplikatoren und stehen damit im Mittelpunkt des Geschehens. Damit wird durch die Weitergabe relevanter Informationen unter den Kollegen und Kolleginnen eine hohe Reichweite und Aufmerksamkeit in der Organisation sichergestellt. Das ist auch wirksam für Change- und Innovationsprozesse und prägt letztlich die Unternehmenskultur des Instituts. Und dies heißt, dass Mitarbeiter auch direkt den Vorstand anschreiben oder mit ihm chatten können. Dazu kommt, dass sie über die Kommentarfunktion direkt auf einen Beitrag des Vorstands reagieren können und zusätzlich auf diese Weise eine Interaktion zustandekommt.

So gelingt es, der informellen Kommunikation neuen Raum zu geben, sich eigenständig entfalten zu können. Dies ist insbesondere im Zusammenhang transformativer Prozesse wertvoll. Jeder Mitarbeiter kann sich aktiv einbringen, indem Wissen und News in Echtzeit geteilt werden. Dadurch legt das Management des Instituts die Verantwortung interner Kommunikation mitunter in die Hände der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

Die Erfahrungen der vergangenen sechs Monate haben auch gezeigt, dass die Neuausrichtung kommunikativer Prozesse auf das Thema Agilität der Organisation im Spannungsfeld dynamischer Veränderungstreiber einzahlt und dafür eine gute Grundlage bildet.

Medium zur Entwicklung der Unternehmenskultur

Als Medium für die effektive Vermittlung von Unternehmenswerten, Mission und Vision ist die App darüber hinaus ein wichtiges Instrument im Rahmen der Strategie zur Leitbildkommunikation für die Bank geworden. Spannende Impulse, vertiefende Beiträge und Einblicke hinter die Kulissen bieten eine optimale Ausgangslage für die Entwicklung der Corporate Culture.

Die Wirksamkeit des internen Kulturwandels in der Kommunikation wird durch die hohen Nutzer- und Interaktionsquoten (Nutzerquote: 96 Prozent; Interaktionsquote: 75 Prozent) im Zusammenhang aktiver Gesamtbeteiligung bestätigt. Gleichzeitig wird der Erfolg vor allem auch durch zahlreiche positive Mitarbeiterstimmen und das mit der App verbundene Interesse signalisiert.

Besonders beliebt ist der integrierte Chat, die interaktiven Funktionen, das Abonnieren von Gruppen, ein integriertes Mitarbeiterverzeichnis und Kollaborationsmöglichkeiten zum Beispiel über eigene Teamräume.

Je persönlicher die Steuerung von Informationen und je relevanter diese für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist, desto wirksamer können Veränderungen am Arbeitsplatz vorangetrieben werden. Das wirkt sich zudem positiv auf den Gesamterfolg aus.

Es ist deutlich geworden, dass eine Investition in die unternehmensinterne Kommunikation in jeglicher Hinsicht sinnvoll ist und nicht zuletzt vor dem Hintergrund des aktuellen Wandels ein zukunftsweisender Einsatz für die kulturelle Transformation in Unternehmen darstellt.

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Hinweis

Dieser Artikel erschien zuerst in der Zeitschrift BankInformation.