Mit der innovativen Neuausrichtung über ein modernes „Employee Experience Intranet“ gelang es der Genossenschaftsbank, die interne Kommunikation auf eine neue Ebene zu hieven.
Das Einführungsmanagement im Projektteam mit rund fünf Personen dauerte etwa zwei Monate. Dabei hatte die Genossenschaftsbank in den ersten Wochen der Einführung externe Unterstützung von einer Agentur. Nach dem Start sind jetzt drei Mitarbeiter Teil des Teams „Interne Kommunikation“. Mit dem Social Intranet als Eingangstor zum digitalen Arbeitsplatz einerseits und der passenden Mobile-first-Strategie andererseits wird eine hohe Reichweite erreicht. Dies funktioniert über die Vernetzung der App auf dem mobilen Endgerät aller Mitarbeiter. Dabei nutzen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen private wie auch vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Endgeräte. Die Nutzung der App auf dem privaten Endgerät ist natürlich freiwillig. Allein auf den privaten Endgeräten wird zurzeit eine Durchdringung von etwa drei Viertel aller Kollegen erreicht.
Nichts mehr zu verpassen und über smarte Allokation der Kanäle empfängerorientiert Informationen zu adressieren, sind spürbare Mehrwerte der neuen internen Kommunikation der Gestalterbank. Dabei entsteht Relevanz durch zielgruppengenaues (hinsichtlich Standorten, Abteilungen etc.) Ausspielen von Inhalten. Hier hilft ebenso die Möglichkeit, tagesaktuelle „Top-News“ über die Push-Funktion in Echtzeit allen Mitarbeitern zustellen zu können.
Die Gestalterbank hält natürlich Kapazitäten für die interne Kommunikation vor. Hauptaufgabe ist die Aufnahme von Impulsen zur Weiterentwicklung der internen Kommunikation und die Verantwortung für die App insgesamt. Der Pflegeaufwand für die App ist eher gering, denn das (zielgruppengenaue) Ausspielen der Inhalte erfolgt automatisiert auf Grundlage der Voreinstellungen der Administratoren aus dem Team der internen Kommunikation. Redakteure haben es damit besonders leicht, ihre Inhalte mit wenigen Klicks über die App weiterzugeben.
Etabliert wurde in der „Gestalterbank App“ darüber hinaus als strategische Ausrichtung die Bottom-up-Kommunikation. Die Mitarbeiter bringen also den Content in die App ein. Sie sind Redakteure, Geschichtenerzähler, Multiplikatoren und stehen damit im Mittelpunkt des Geschehens. Damit wird durch die Weitergabe relevanter Informationen unter den Kollegen und Kolleginnen eine hohe Reichweite und Aufmerksamkeit in der Organisation sichergestellt. Das ist auch wirksam für Change- und Innovationsprozesse und prägt letztlich die Unternehmenskultur des Instituts. Und dies heißt, dass Mitarbeiter auch direkt den Vorstand anschreiben oder mit ihm chatten können. Dazu kommt, dass sie über die Kommentarfunktion direkt auf einen Beitrag des Vorstands reagieren können und zusätzlich auf diese Weise eine Interaktion zustandekommt.
So gelingt es, der informellen Kommunikation neuen Raum zu geben, sich eigenständig entfalten zu können. Dies ist insbesondere im Zusammenhang transformativer Prozesse wertvoll. Jeder Mitarbeiter kann sich aktiv einbringen, indem Wissen und News in Echtzeit geteilt werden. Dadurch legt das Management des Instituts die Verantwortung interner Kommunikation mitunter in die Hände der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.
Die Erfahrungen der vergangenen sechs Monate haben auch gezeigt, dass die Neuausrichtung kommunikativer Prozesse auf das Thema Agilität der Organisation im Spannungsfeld dynamischer Veränderungstreiber einzahlt und dafür eine gute Grundlage bildet.